SUDET ry – REKISTERISELOSTE JA TIETOSUOJALAUSEKE

Päivitetty: 29.6.2018

Tässä selosteessa kerrotaan minkälaisia tietoja Sudet ry:n ja Palloliiton jäsenyyteen liittyen pelaajalta ja /tai hänen huoltajaltaan kerätään, missä niitä säilytetään, kuka tietoja käsittelee ja mitä sitten, jos tietoja ei haluta antaa käsiteltäväksi. Lopussa kerrotaan miten suostumuksen henkilötietojen käsittelyyn voi antaa ja miten sen voi peruuttaa. Sivun lopussa kerrotaan mitä tietoja sudetjalkapallo.fi sivusto kerää käytäjistä.

Rekisterinpitäjä
Nimi: Sudet ry
Y-tunnus: 1710808-5
Postiosoite:
Sudet ry
Savonkatu 23
45100 Kouvola

Verkkosivustomme osoite on: sudetjalkapallo.fi

Rekisteriasioista vastaava henkilö
Nimi: Merja Larikka
Postiosoite:
Sudet ry
Savonkatu 23
45100 Kouvola
Sähköposti: merja.larikka@sudet.fi

Rekisterin nimi
Sudet ry jäsenrekisteri

1. Sudet ry:n jäsen- ja laskutusrekisterin (MyClub) ylläpitoa varten tarvitsemme jäseneltä ja alle 18-vuotiaan jäsenen osalta lisäksi hänen huoltajansa:

– Etunimen ja sukunimen (Jäsenrekisterissä pelaajan / toimihenkilön identifiointia varten)
– Sukupuolen (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Kouvolan kaupungin toiminta-avustus, muut avustusraportit)
– Sähköpostiosoitteen (jäsenkirjeiden, tiedotteiden ja mm. vuosikokouskutsun toimittamista varten)
– Syntymäajan (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Kouvolan kaupungin toiminta-avustus, muut avustusraportit)
– Kotiosoitteen (jäsentietojen raportointia varten. Raportit Kouvolan kaupungin toiminta-avustus, muut avustusraportit, joissa kysytään jäsenpohjan asuinpaikkaa.)
– Matkapuhelinnumeron (kiireellisiä viestejä varten mm. vuoroperuutukset, tapaturmat tms.)
– Sellaiset pelaajan terveyteen / osaamisen liittyvät tiedot, jotka voivat vaikuttaa hänen osallistumiseensa seuran /joukkueen tapahtumiin (mm. allergiat, sairaudet, lääkitykset, uimataito)
– Osallistumishistorian (jäsenmaksuun liittyen säilytämme myös tauolla olevien pelaajien tiedot rekisterissä)

Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan Suomen Palloliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin (Pelipassi) rekisteröimistä ja hallinnointia varten, ja käsitellään Suomen Palloliiton ylläpitämässä Pelipaikka-rekisterissä. Lisätietoja Suomen Palloliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voit saada osoitteesta palloliitto.fi/tietosuoja

1.1. Tätä jäsentieto -järjestelmää käyttävät seuran päätoimiset työntekijät, määrätyt hallituksen jäsenet, joukkueiden johtajat ja taloudenhoitajat. Joukkueiden johtajat ja taloudenhoitajat näkevät oman joukkueensa pelaajien henkilötiedot, osallistumishistorian sekä pelaajille luodut laskut.
Lisäksi Sudet ry:n taloudenhoitaja ja tarvittaessa tilintarkastaja voi tarkastella järjestelmästä tietoja, jotka liittyvät seuran rahaliikenteeseen.
Järjestelmästä voidaan ottaa ulos raportteja mm. koskien pelaajien yhteys- ja terveystietoja, kun joukkue matkustaa tai pelaaja osallistuu seuran järjestämille leireille. Tällöin raportista poistetaan sellaiset tiedot, jotka eivät kyseisen tapahtuman suhteen ole oleellisia.
Pelaaja ja alaikäisen pelaajan kohdalla huoltaja pääsee näkemään ja päivittämään omia tietojaan /lapsensa tietoja järjestelmässä omilla tunnuksillaan.

1.2. Mikäli henkilö kieltäytyy antamasta jäsenrekisteriin tarvittavia tietoja, hän ei voi liittyä seuran varsinaiseksi jäseneksi tai osallistua seuran järjestämään kerho-, harrastus- tai kilpatoimintaan.

2. Palloliiton jäsenrekisteriä sekä lisenssi- ja vakuutusasioiden hoitoa varten tarvitsemme pelaajan, toimihenkilön ja alle 18-vuotiaan pelaajan osalta lisäksi hänen huoltajansa

– Etunimen ja sukunimen
– Sukupuolen
– Sähköpostiosoitteen
– Syntymäajan ja paikan
– Kotiosoitteen
– Matkapuhelinnumeron
– Pelaajilta, joiden kansallisuus on muu kuin Suomi, tarvitaan lisäksi passikopio pelaajan rekisteröintiä varten.

2.1. Tätä järjestelmää käyttää seuran päätoiminen työntekijä, tällä hetkellä toiminnanjohtaja sekä hallituksen määräämä pelipassivastaavana toimiva seuran vapaaehtoinen toimihenkilö. Lisäksi Palloliiton edustajat näkevät rekisteröityjen henkilöiden henkilötiedot, pelipassien ja/tai vakuutuksien voimassaoloajat.
Pelaaja ja alaikäisen pelaajan kohdalla huoltaja pääsee näkemään ja päivittämään omia tietojaan /lapsensa tietoja järjestelmässä omilla tunnuksillaan. Suostumuksen tietojen tallentamiseen pelipaikkajärjestelmään voi antaa täyttämällä erillisen suostumuslomakkeen tai kirjautumalla järjestelmään ja vahvistamalla hyväksynnän järjestelmässä omilla tunnuksillaan.

2.2. Mikäli henkilö kieltäytyy antamasta seuran edustajille Palloliiton jäsenrekisteriin tarvittavia tietoja, hänen tulee hoitaa pelipassi- ja vakuutukseen liittyvät asiat itse. Mikäli alaikäisellä pelaajalla on oma kilpaurheilun kattava vakuutus olemassa, hänen tulee ennen kilpatoimintaan osallistumista toimittaa vakuutustodistus joukkueenjohtajalle. Mikäli henkilö kieltäytyy antamasta Pelipaikka –rekisteriin tarvittavia tietoja kokonaan, hän ei voi osallistua palloliiton / piirin / seuran järjestämään harrastus- /kilpatoimintaan. Kerhotoiminnassa voi olla mukana.

3. Kirjanpito-ohjelmaa varten tarvitsemme seuran taloudenhoitajien sekä palkan-/palkkionsaajilta:

– Etunimen ja sukunimen (henkilön identifiointia varten)
– Sosiaaliturvatunnuksen loppuosineen (henkilön identifiointia ja palkanmaksua sekä palkkaraportteja varten)
– Sähköpostiosoitteen (tunnusten lähettämistä ja järjestelmän käyttöä varten)
– Matkapuhelinnumeron (tunnusten lähettämistä ja järjestelmän käyttöä varten)
– Kotiosoitteen (palkanmaksua varten)

3.1. Tätä järjestelmää käyttää seuran päätoiminen työntekijä: taloudenhoitaja sekä erikseen nimitetty seuran taloudesta vastaava hallituksen edustaja. Joukkueiden taloudenhoitajat saavat järjestelmästä oman joukkueensa toimintaan liittyviä dokumentteja ja raportteja tarvittaessa seuran taloudenhoitajalta. Lisäksi tilitoimiston edustajat (mm. tilintarkastaja ja seuran palkanmaksusta vastaava, seuran taloudenhoitaja) näkevät järjestelmään rekisteröityjen henkilöiden henkilötiedot.

3.2. Mikäli palkattava henkilö tai valittu taloudenhoitaja kieltäytyy antamasta tarvittavia henkilötietoja, hän ei voi toimia seurassa kyseisessä toimessa.

4. Taso –järjestelmä

Palloliiton pelitoimintaa varten siirtyy Pelipaikka- järjestelmästä Taso –järjestelmään pelaajan etu- ja sukunimi. Lisäksi tasoon lisätään pelaajan pelinumero otteluita varten tulostettavaan ottelupöytäkirjaan. Joukkueen peleihin osallistuvilta toimihenkilöiden osalta ottelupöytäkirjassa saattaa nimen lisäksi näkyä puhelinnumero ja sähköpostiosoite. Yhteystiedot ottelupöytäkirjassa ovat viestin kulkua varten.

4.1. Taso -järjestelmää käyttävät pääasiassa joukkueenjohtajat tai joukkueen valitsema ottelutapahtumista vastaava henkilö. Järjestelmässä olevia tietoja näkevät myös seuran pääkäyttäjät, joita ovat päätoimiset työntekijät, erikseen hallituksen määräämä seuratunnuksista vastaava seuran vapaaehtoinen toimihenkilö sekä Palloliiton työntekijät. Ottelupöytäkirjat ovat pelin jälkeen näkyvissä Palloliiton tulospalvelussa ottelun kohdalla linkin takana.

4.2. Mikäli henkilö kieltäytyy antamasta henkilötietoja tähän rekisteriin, hän ei voi osallistua seuran järjestämään harrastus- /kilpatoimintaan. Kerhotoiminnassa voi olla mukana.

5. Some -kanavat ja seuran kotisivut

Sudet ry:llä on käytössään seuraavia some –kanavia; Facebook, YouTube, Instagram ja Twitter. Pääasiassa some –kanavissa näkyvät kuvat ovat ulkona kaikille avoimessa tilassa (harjoitus- tai pelitilanteissa) ja uutisointia varten otettuja. Näistä kuvista on mahdollista tunnistaa pelaaja joukkueen nimen, pelaajan pelinumeron tai kasvojen piirteiden avulla. Erittäin harvoin kuvan yhteydessä mainitaan kuvattavien nimi.

Joukkueilla voi olla omia suljettuja ja salaisia some –kanavia, joiden päivityksestä vastaa joukkueen valitut päivittäjät. Tällöin kuvat ovat näkyvissä ainoastaan rajalliselle yleisölle eli joukkueen omille jäsenille ja mahdollisesti heidän perheilleen.

Seuran kotisivuilla, joukkueen etusivulla on näkyvissä joukkuekuva. Kuvan yhteydessä ei ole pelaajien nimiä. Pelaajat –alasivulle on mahdollista lisätä joukkueen pelaajien kasvokuvat ja nimet, halutessaan myös pelinumeron sekä muita pelaajien haluamia tietoja. Kotisivujen pelaajaluettelo voi olla myös pelkkä nimilista. Pelaajan kohdalla voi olla näkyvissä vain etunimi, mikäli pelaaja / pelaajan huoltaja näin toivoo.

5.1. Some –kanavien päivittäjiä ovat seuran päätoimiset ja osa-aikaiset työntekijät sekä muutamat valitut luottotoimihenkilöt joukkueista. Seuran virallisiin some -kanaviin päätyneet kuvat ovat julkisesti katsottavissa. Kotisivujen päivittäjiä ovat seuran työntekijät, viestinnästä vastaavat sekä joukkueiden johtajat ja kotisivujen päivittäjät.

5.2. Pelaaja voi kieltää tunnistettavien kuviensa näkymisen seuran virallisissa some -kanavissa ja pyydettäessä aina poistamme tunnistettavan kuvan somesta ja kotisivuilta. Kotisivuille laitettava joukkuekuva otetaan seuran virallisessa kuvauspäivässä. Kuvaustilanteeseen / joukkuekuvaan ei kannata tulla paikalle lainkaan, mikäli ei halua näkyä seuran kotisivuilla tai seuran julkaisuissa. Joukkuekuvaa käytetään tarvittaessa myös joukkuetta koskevissa uutisissa.

6. Suostumuksen antaminen ja luvan peruuttaminen

Suostumusta tietojen antamiseen näihin yllämainittuihin rekistereihin kysytään seuran toimintaan liityttäessä. Luvan voi antaa ensisijaisesti sähköisesti myClub jäsenrekisterissä tai kirjallisesti henkilötietolomakkeeseen rastittamalla. Luvan voi perua sähköisesti myClub jäsenrekisterissä tai kirjallisesti siitä ilmoittamalla.

7. Ilmoittautumiset pallokouluihin ja leireihin

Tarvitsemme pallokoululaisilta ja leiriläisiltä leirin ohjelman suunnittelua ja mahdollista laskutusta varten seuraava tietoja:
– osallistujan Etunimi ja Sukunimi
– Sukupuoli
– huoltajan sähköpostiosoite
– Syntymäaika
– Matkapuhelinnumero
– Sekä leirikohtaisesti mahdolliset ruoka-aineallergiat, lääkitykset, paidan koko

Tietojen käsittelyluvan voi perua ilmoittamalla siitä sähköpotsulla osoitteeseen info@sudetjalkapallo.fi

sudetjalkapallo.fi sivuston tietosuojalauseke

EVÄSTEET

Tämä sivusto käyttää evästeitä mainosten personoinnissa ja liikenteen analysoinnissa. Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön.

Voimme kerätä käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden, kuten selaimen paikallisen tietovaraston, avulla.

Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät usein nimettömän, yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla voimme tunnistaa ja laskea sivustollamme vierailevat selaimet. Evästeiden avulla voimme lisäksi kerätä tietoja siitä, miten ja milloin palvelujamme käytetään: esimerkiksi miltä sivulta käyttäjä on siirtynyt palveluun, milloin ja mitä www-sivujamme käyttäjä on selannut, kenen mainostajan ilmoituksia käyttäjä on sivullamme nähnyt ja klikannut, mitä selainta käyttäjä käyttää, mikä on käyttäjän näytön resoluutio ja käyttöjärjestelmä sekä mikä on käyttäjän päätelaitteen IP-osoite ja mahdollinen sarjanumero. Evästeet myös mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia, salasanoja ja personointivalintoja joka kerta uudelleen.

Evästeet eivät liiku verkossa itsekseen, vaan ne asetetaan käyttäjän päätelaitteelle ainoastaan käyttäjän kutsuman sivuston mukana. Vain evästeen lähettänyt palvelin voi myöhemmin lukea ja käyttää evästettä. Evästeet tai muut tekniikat eivät vahingoita käyttäjän päätelaitetta tai tiedostoja, eikä evästeitä voi käyttää ohjelmien käyttämiseen tai virusten levittämiseen.

Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden tai muiden tekniikoiden avulla, eikä sivustomme voi tietää esimerkiksi käyttäjän sähköpostiosoitetta, ellei käyttäjä itse ole sitä antanut. Yksityisyydensuojaa koskeva lainsäädäntö ja kunkin palvelun rekisteriseloste huomioon ottaen voidaan evästeiden ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla saatua tietoa liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin.

Nämä sivustot voivat kerätä tietoa sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen seurantaevästeitä ja monitoroida vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien vuorovaikutuksen seuranta jos ja kun olet kirjautunut käyttäjänä sivustolle.

Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esimerkiksi videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Toisilta sivustoilta tuodun upotetun sisällön avaaminen on verrattavissa siihen, että vierailija itse kävisi kolmannen osapuolen sivustolla.

Kolmansien osapuolten tietosuojalausekkeet (Google Analytics, iThemes Security, Sucuri, YouTube, Google Fonts)

Google Analytics

Käytämme verkkosivuillamme kolmannen osapuolen Google Analytics sivustoanalytiikkaa. Analytiikka keräää sivustolla anonyymiä tietoa evästetiedostojen avulla, jotta sivuston käyttöä voidaan arvioida ja parantaa. Näitä tietoja ovat esimerkiksi mitä kautta käyttäjä on löytänyt sivustolle ja miten hän toimii sivustolla. Google Analytics välittää ja säilyttää kerätyt tiedot palvelimillaan.

Lisätietoja Google Analytics -palvelun tietosuojakäytännöistä:
support.google.com/analytics/answer/6004245?hl=fi&ref_topic=2919631
Lisätietoja Google Analytics -evästeistä (englanniksi):
developers.google.com/analytics/devguides/collection/analyticsjs/cookie-usage
Google tarjoaa myös lisäosan, jolla voi kieltäytyä (’opt-out’) Google Analytics -palvelun tallentamista evästeistä kaikilla web-sivuilla:
support.google.com/analytics/answer/181881?hl=fi&ref_topic=2919631

iThemes Security
The IP address of visitors, user ID of logged in users, and username of login attempts are conditionally logged to check for malicious activity and to protect the site from specific kinds of attacks. Examples of conditions when logging occurs include login attempts, log out requests, requests for suspicious URLs, changes to site content, and password updates. This information is retained for 7 days.

This site is scanned for potential malware and vulnerabilities by Sucuri’s SiteCheck. We do not send personal information to Sucuri; however, Sucuri could find personal information posted publicly (such as in comments) during their scan. For more details, please see Sucuri’s privacy policy.

When running Security Check, ithemes.com will be contacted as part of a process to determine if the site supports TLS/SSL requests. No personal data is sent to ithemes.com as part of this process. Requests to ithemes.com include the site’s URL. For ithemes.com privacy policy details, please see the iThemes Privacy Policy.

Backups of security log details are retained for 21 days.

Note that you may be required by some regulations to ensure that past personal data erasure requests are respected even in the event of restoring a backup of the site. You may need to set up an internal policy to ensure that previous personal data erasure requests are respected after restoring a database backup.

Security logs are retained for 7 days.

This site is part of a network of sites that protect against distributed brute force attacks. To enable this protection, the IP address of visitors attempting to log into the site is shared with a service provided by ithemes.com. For privacy policy details, please see the iThemes Privacy Policy.

YouTube
Our website uses plugins from YouTube, which is operated by Google. The operator of the pages is YouTube LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA.

If you visit one of our pages featuring a YouTube plugin, a connection to the YouTube servers is established. Here the YouTube server is informed about which of our pages you have visited.

If you’re logged in to your YouTube account, YouTube allows you to associate your browsing behavior directly with your personal profile. You can prevent this by logging out of your YouTube account.

YouTube is used to help make our website appealing. This constitutes a justified interest pursuant to Art. 6 (1) (f) DSGVO.

Further information about handling user data, can be found in the data protection declaration of YouTube under policies.google.com/privacy.

Google Web Fonts
For uniform representation of fonts, this page uses web fonts provided by Google. When you open a page, your browser loads the required web fonts into your browser cache to display texts and fonts correctly.

For this purpose your browser has to establish a direct connection to Google servers. Google thus becomes aware that our web page was accessed via your IP address. The use of Google Web fonts is done in the interest of a uniform and attractive presentation of our plugin. This constitutes a justified interest pursuant to Art. 6 (1) (f) DSGVO.

If your browser does not support web fonts, a standard font is used by your computer.

Further information about handling user data, can be found at developers.google.com/fonts/faq and in Google’s privacy policy at policies.google.com/privacy.